Einnahmen-Ausgaben-Rechnung: der einfache Weg für EPU und Kleinbetriebe
Die meisten Einzelunternehmer in Österreich ermitteln ihren Gewinn über die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung. Sie ist einfacher als eine Bilanz — folgt aber einer Logik, die man verstanden haben muss.
Zuletzt aktualisiert: 4. August 2026
Kurz gesagt
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung ermittelt den Gewinn als Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Entscheidend ist der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnung (Zufluss-Abfluss-Prinzip). Erlaubt ist sie, solange keine Buchführungspflicht besteht — die greift bei über 700.000 Euro Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Jahren.
Inhalt
Wer sie machen darf
Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung steht allen offen, die nicht buchführungspflichtig sind. Für Gewerbetreibende beginnt die Pflicht zur doppelten Buchführung, wenn der Umsatz in zwei aufeinanderfolgenden Geschäftsjahren 700.000 Euro übersteigt. Freiberufler — etwa Ärzte, Anwälte oder Künstler — dürfen unabhängig von der Höhe des Umsatzes bei der Einnahmen-Ausgaben-Rechnung bleiben.
Freiwillig bilanzieren darf man immer. Umgekehrt gilt: Wer einmal buchführungspflichtig geworden ist, kann nicht ohne Weiteres zurück.
Das Zufluss-Abfluss-Prinzip
Das ist der Kern und zugleich die häufigste Verwechslung. Erfasst wird, wann Geld fließt — nicht, wann die Rechnung geschrieben wurde.
Eine Rechnung vom 20. Dezember, die der Kunde erst im Jänner bezahlt, ist eine Einnahme des neuen Jahres. Umgekehrt zählt eine im Dezember bezahlte Ausgabe ins alte Jahr, selbst wenn die Leistung erst später erbracht wird. Das eröffnet einen legalen Gestaltungsspielraum zum Jahreswechsel — und ist gleichzeitig die Quelle vieler Fehlbuchungen.
Ausnahme sind regelmäßig wiederkehrende Zahlungen rund um den Jahreswechsel: Sie werden dem Jahr zugerechnet, zu dem sie wirtschaftlich gehören, wenn sie innerhalb von 15 Tagen vor oder nach dem Stichtag fließen.
Was du laufend erfassen musst
Der Aufwand hält sich in Grenzen, die Systematik muss aber stimmen:
- ✓Alle Betriebseinnahmen mit Datum des Zahlungseingangs
- ✓Alle Betriebsausgaben mit Datum der Zahlung
- ✓Anlagenverzeichnis für Wirtschaftsgüter über 1.000 Euro, die über die Nutzungsdauer abgeschrieben werden
- ✓Belege zu jeder Buchung — sieben Jahre aufzubewahren
- ✓Bei Umsatzsteuerpflicht zusätzlich die Umsatzsteuervoranmeldung
Betriebsausgabenpauschale als Alternative
Wer den Aufwand scheut, kann unter bestimmten Voraussetzungen pauschalieren: Statt einzelne Ausgaben zu sammeln, wird ein Prozentsatz des Umsatzes als Betriebsausgabe angesetzt. Das lohnt sich vor allem bei Dienstleistern mit wenig Materialaufwand.
Ob sich das rechnet, hängt vom Einzelfall ab — sobald echte Ausgaben die Pauschale übersteigen, verschenkst du Geld. Diese Rechnung solltest du einmal mit deinem Steuerberater durchgehen, bevor du dich festlegst.
Die vier häufigsten Fehler
- ✓Rechnungsdatum statt Zahlungsdatum gebucht — verschiebt Gewinne ins falsche Jahr
- ✓Private Anteile nicht ausgeschieden, etwa beim Auto oder Telefon
- ✓Anlagegüter sofort abgesetzt, statt sie über die Nutzungsdauer zu verteilen
- ✓Belege fehlen — ohne Beleg keine Ausgabe, das ist bei einer Prüfung nicht verhandelbar
Häufige Fragen
Was ist eine Einnahmen-Ausgaben-Rechnung?
Eine vereinfachte Form der Gewinnermittlung: Der Gewinn ist der Überschuss der Betriebseinnahmen über die Betriebsausgaben. Anders als bei der Bilanz zählt der Zeitpunkt der Zahlung, nicht der Rechnungsstellung.
Bis zu welchem Umsatz darf ich die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung machen?
Für Gewerbetreibende bis 700.000 Euro Umsatz; wird die Grenze in zwei aufeinanderfolgenden Jahren überschritten, beginnt die Buchführungspflicht. Freiberufler dürfen unabhängig von der Umsatzhöhe dabei bleiben.
Was ist der Unterschied zur Bilanz?
Die Bilanz erfasst Forderungen und Verbindlichkeiten zum Zeitpunkt ihrer Entstehung und stellt Vermögen und Schulden gegenüber. Die Einnahmen-Ausgaben-Rechnung schaut nur auf tatsächliche Zahlungsflüsse und ist dadurch deutlich einfacher.
Wann muss ich eine Rechnung als Einnahme erfassen?
Am Tag des Geldeingangs. Bei Überweisungen ist das die Gutschrift auf dem Konto, bei Bargeld der Zeitpunkt der Übergabe, bei Kartenzahlung üblicherweise die Gutschrift des Zahlungsdienstleisters.
Brauche ich dafür ein Programm?
Pflicht ist es nicht — eine strukturierte Aufstellung genügt. In der Praxis spart eine Software den Großteil der Arbeit, weil Belege, Bankumsätze und Umsatzsteuer automatisch zusammenlaufen und der Steuerberater einen sauberen Export bekommt.
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