Kleinbetragsrechnung: vereinfachte Rechnung bis 400 Euro

Die Grenze: 400 Euro brutto

Maßgeblich ist der Gesamtbetrag inklusive Umsatzsteuer. Eine Rechnung über 340 Euro netto liegt mit 20 Prozent bei 408 Euro brutto — und damit bereits über der Grenze. Wer hier nach Nettobeträgen schätzt, rutscht schnell in die Vollform.

Die Grenze gilt pro Rechnung, nicht pro Kunde und nicht pro Tag. Mehrere kleine Rechnungen an denselben Kunden sind unproblematisch, solange jede für sich unter 400 Euro bleibt und kein künstliches Aufsplitten eines einheitlichen Auftrags vorliegt.

Welche Angaben genügen

Die Kleinbetragsrechnung kommt mit fünf Angaben aus:

• ✓Ausstellungsdatum
• ✓Name und Anschrift des liefernden Unternehmers
• ✓Menge und handelsübliche Bezeichnung der Ware oder Art der Leistung
• ✓Tag der Lieferung oder Leistungszeitraum
• ✓Bruttobetrag und Steuersatz — der Steuerbetrag selbst muss nicht gesondert ausgewiesen werden

Was dadurch entfällt

Gegenüber der vollen Rechnung nach § 11 Abs. 1 UStG sparst du dir drei Dinge: die fortlaufende Rechnungsnummer, deine UID-Nummer und Name und Anschrift des Empfängers. Genau das macht Kassabons und Parktickets überhaupt erst praktikabel.

Ein praktischer Hinweis: Auch wenn keine Rechnungsnummer verlangt wird, vergeben die meisten Kassensysteme eine. Das ist kein Fehler, sondern erleichtert dir später die Zuordnung.

Zwei Ausnahmen, bei denen die Erleichterung nicht gilt

Hier wird es teuer, wenn man es übersieht: Die Vereinfachung greift nicht bei innergemeinschaftlichen Lieferungen und nicht in Fällen, in denen die Steuerschuld auf den Empfänger übergeht.

Beide Fälle verlangen zwingend beide UID-Nummern und den entsprechenden Hinweistext — unabhängig vom Betrag. Eine 90-Euro-Rechnung an einen deutschen Unternehmer ohne UID-Angaben ist formal mangelhaft, auch wenn sie weit unter der Grenze liegt.

Vorsteuerabzug beim Empfänger

Aus einer korrekten Kleinbetragsrechnung darf der Empfänger Vorsteuer ziehen. Er rechnet den Steuerbetrag selbst aus dem Bruttobetrag heraus — bei 20 Prozent also Betrag geteilt durch 1,2, die Differenz ist die Vorsteuer.

Fehlt allerdings der Steuersatz, ist die Rechnung unbrauchbar: Ohne ihn lässt sich der Steueranteil nicht ermitteln. Das ist der mit Abstand häufigste Mangel bei handgeschriebenen Belegen.