Proforma-Rechnung: wann du sie brauchst — und wann nicht
Die Proforma-Rechnung sieht aus wie eine Rechnung, ist aber keine. Wer das verwechselt, riskiert doppelte Umsatzsteuer oder eine Lücke im Rechnungskreis.
Zuletzt aktualisiert: 4. August 2026
Kurz gesagt
Eine Proforma-Rechnung ist eine unverbindliche Vorab-Aufstellung — kein Buchhaltungsbeleg und kein Grund für einen Vorsteuerabzug. Sie wird für Zollzwecke, Vorauszahlungen und Angebote im Rechnungsformat verwendet. Sie bekommt keine fortlaufende Rechnungsnummer aus deinem Rechnungskreis und löst keine Umsatzsteuerschuld aus.
Inhalt
Was eine Proforma-Rechnung ist
Der Name sagt es: pro forma heißt „der Form halber". Das Dokument hat die Gestalt einer Rechnung, erfüllt aber keinen der steuerlichen Zwecke einer echten Rechnung. Es begründet keine Zahlungspflicht, keinen Vorsteuerabzug und keine Umsatzsteuerschuld.
Genau deshalb ist sie nützlich: Du kannst einem Kunden zeigen, was eine Lieferung kosten wird, ohne dass daraus eine Forderung entsteht — und ohne dass du sie in deiner Buchhaltung erfassen musst.
Die drei typischen Einsatzfälle
In der Praxis begegnet dir die Proforma-Rechnung fast immer in einer dieser drei Situationen:
- ✓Zoll und Export: Bei Sendungen in Drittländer verlangt der Zoll eine Wertangabe. Die Proforma-Rechnung liefert sie, auch wenn die Ware kostenlos ist — etwa bei Mustern oder Ersatzteilen.
- ✓Vorauszahlung: Du willst Geld sehen, bevor du lieferst. Die Proforma nennt den Betrag; die echte Rechnung folgt nach Zahlungseingang oder Lieferung.
- ✓Angebot im Rechnungsformat: Manche Kunden brauchen für ihre interne Freigabe ein Dokument, das aussieht wie eine Rechnung. Ein Angebot tut es formal auch, wird aber intern oft nicht akzeptiert.
Der Unterschied zur echten Rechnung
Eine Rechnung nach § 11 UStG verpflichtet dich zur Abfuhr der ausgewiesenen Umsatzsteuer — und zwar allein deshalb, weil du sie ausgewiesen hast. Die Proforma-Rechnung tut das nicht, solange sie klar als solche gekennzeichnet ist.
Der gefährlichste Fehler ist deshalb die halbe Sache: ein Dokument, das „Rechnung" im Titel trägt, eine Nummer aus dem laufenden Rechnungskreis nutzt und Umsatzsteuer ausweist, aber als Proforma gemeint war. Dann schuldest du die Steuer, obwohl nie jemand bezahlt hat.
- ✓Deutlich mit „Proforma-Rechnung" überschrieben
- ✓Keine Nummer aus dem fortlaufenden Rechnungskreis — besser eine eigene Kennung wie „PF-2026-001"
- ✓Hinweis, dass das Dokument nicht zum Vorsteuerabzug berechtigt
- ✓Keine Buchung in der laufenden Buchhaltung
Was auf eine Proforma-Rechnung gehört
Formal gibt es keine gesetzlichen Pflichtangaben, weil sie kein Beleg im Sinne des Umsatzsteuergesetzes ist. Praktisch erwarten Zoll und Kunde aber dieselben Angaben wie bei einer Rechnung — sonst erfüllt sie ihren Zweck nicht.
- ✓Name und Anschrift von Absender und Empfänger
- ✓Datum und eigene Proforma-Nummer
- ✓Menge und genaue Bezeichnung der Ware oder Leistung
- ✓Einzelpreise, Gesamtwert und Währung
- ✓Bei Export: Ursprungsland, Zolltarifnummer, Lieferbedingung (Incoterm)
- ✓Bei kostenlosen Sendungen: Hinweis „Wert nur für Zollzwecke, keine Handelsware"
Und danach: die echte Rechnung
Nach Lieferung oder Zahlungseingang stellst du die eigentliche Rechnung aus — mit fortlaufender Nummer, Umsatzsteuer und allen Pflichtangaben nach § 11 UStG. Sie ersetzt die Proforma-Rechnung vollständig.
Achte darauf, dass der Kunde nicht beide Dokumente als Zahlungsaufforderung versteht. Ein Satz wie „Diese Rechnung ersetzt unsere Proforma-Rechnung PF-2026-001 vom …" verhindert Doppelzahlungen und Rückfragen.
Häufige Fragen
Ist eine Proforma-Rechnung rechtlich bindend?
Nein. Sie ist eine unverbindliche Aufstellung und begründet weder eine Zahlungspflicht des Kunden noch eine Lieferpflicht deinerseits. Bindend wird es erst durch Vertrag beziehungsweise die spätere echte Rechnung.
Muss ich eine Proforma-Rechnung buchen?
Nein. Sie ist kein Buchhaltungsbeleg und gehört nicht in die laufende Buchhaltung. Erst die echte Rechnung wird erfasst.
Darf ich auf einer Proforma-Rechnung Umsatzsteuer ausweisen?
Besser nicht. Wer Umsatzsteuer gesondert ausweist, kann sie nach § 11 Abs. 12 UStG allein aufgrund der Rechnungslegung schulden. Üblich ist die Angabe eines Bruttowertes mit dem Hinweis, dass keine Vorsteuer abgezogen werden kann.
Kann der Kunde aus einer Proforma-Rechnung Vorsteuer ziehen?
Nein. Der Vorsteuerabzug setzt eine ordnungsgemäße Rechnung nach § 11 UStG voraus. Wer es trotzdem versucht, riskiert die Streichung bei der nächsten Prüfung.
Welche Nummer bekommt eine Proforma-Rechnung?
Eine eigene, die klar außerhalb des Rechnungskreises liegt — etwa mit dem Präfix „PF". Nimmst du eine Nummer aus dem laufenden Kreis, entsteht dort eine Lücke, die du bei einer Prüfung erklären musst.
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